E-Mail-Archivierung aus Hamburg

E-Mails blitzschnell finden und rechtssicher archivieren

Hosting in Hamburg
ISO 27001 Zertifikat

E-Mail-Archivierung aus der Cloud:
Komfortabel, sicher und sofort startklar

Wir machen es Ihnen leicht, den gesetzlichen Anforderungen zur E-Mail-Archivierung nachzukommen!
Mit DOKUmailArchive stellen wir Ihnen eine moderne SaaS-Lösung zur Verfügung, die perfekt an Ihre Bedürfnisse angepasst ist: easy im Handling, schnell und effizient und ohne dabei Kompromisse in Sachen Sicherheit und Vertraulichkeit eingehen zu müssen. Und die Kosten halten sich ebenfalls im Rahmen, denn die sonst üblichen Ausgaben für Hard- und Software können Sie sich sparen.

Maximaler Bedienkomfort

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Ohne Investitionen in eigene Hard- und Software

Höchste Sicherheit und Verfügbarkeit

DOKUmailArchive: viele Vorteile – schnell einsetzbar

Hosting in Hamburg

So einfach funktioniert
die Saas-Lösung in der Praxis

Outlook Plugin und Web-Zugriff

Leichte Integration in Microsoft Outlook, Web Access oder Mobile Web Access für Smartphones und Tablets.

Blitzschnelle Suche – 24/7 Verfügbarkeit

Schneller und flexibler Zugriff auf Ihre E-Mails von überall und zu jeder Zeit steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen.

One-Click Restore für alle Anwender

Wiederherstellung von E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus – kein aufwändiges Restore von Backups durch den Administrator.

Schonung von Speicherressourcen

Dank modernem Cloudservice liegen archivierte E-Mails liegen nicht auf Ihrem eigenen Mailserver. Sie verbrauchen keine Kapazitäten, sondern entlasten Ihre Infrastruktur.

Planbare und transparente Kosten

Keine Anschaffungskosten für Hard -oder Software. Sie wissen genau, was Sie für die Archivierung monatlich zahlen.

Ausfallsicherer Speicherort

Sparen Sie sich kostspielige Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. In unserer Private Cloud in unserem eigenen Rechenzentrum in Hamburg sind Ihre Daten sicher.

Unser Angebot

E-Mail-Archivierung als Cloud Service (SaaS)

E-Mail-Archivierung

3,90 €

pro Postfach pro Monat
Häufig gestellte Fragen

In Deutschland gilt für die Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente die Rechtsgrundlage GoBD – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Diese besagt, dass steuerrelevante Unterlagen unter strengen Anforderungen sicher aufbewahrt werden müssen. Zu diesen Anforderungen an die Aufbewahrung gehören die Vollständigkeit der zu archivierenden E-Mails, die Übereinstimmung mit dem Original, die Unveränderbarkeit (Manipulationssicherheit) und die jederzeitige Verfügbarkeit.

Kommen Unternehmen diesen gesetzlichen Vorgaben nicht nach, drohen strafrechtliche Folgen.

Nein, die Pflicht zur Archivierung von E-Mails betrifft nicht alle E-Mails und tatsächlich dürfen einige E-Mails auch gar nicht gespeichert werden. Es sollten ausschließlich elektronische Dokumente archiviert werden, die für die Initiierung oder Durchführung von Geschäften relevant sind oder waren.

E-Mails oder elektronische Dokumente, die nicht archiviert werden dürfen, sind beispielsweise E-Mails, die die interne Kommunikation mit Kollegen betreffen, die Kommunikation mit dem Betriebsrat, private Nachrichten, die über dienstliche E-Mail-Adressen gesendet werden oder Bewerbungsunterlagen.

Die Geschäftsleitung eines Unternehmens trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails. Bei Versäumnis können verschiedene Konsequenzen drohen, darunter steuerliche Maßnahmen wie Schätzungen durch das Finanzamt oder die Festsetzung von Zuschlägen. Zudem besteht auch die Gefahr von strafrechtlichen Folgen.  

Wer den Grundsatz verfolgt, dass Backup-Verfahren ausreichen, um Archivierung zu ersetzen, bewegt sich „auf dünnem Eis“. Während Backups dazu dienen, Daten temporär zu sichern und wiederherzustellen, ist das Hauptziel der Archivierung die langfristige Auffindbarkeit und Verfügbarkeit von Daten gemäß den GoBD-Richtlinien. E-Mails müssen über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufbewahrt werden, was durch einfache Backups auf externen Datenträgern nicht gewährleistet ist. Eine professionelle  E-Mail-Archivierungslösung hingegen speichert Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv und bietet die benötigte Verfügbarkeit und Manipulationssicherheit über einen langen Zeitraum. Durch Mechanismen wie Hashwerte und Verschlüsselung wird die geforderte Sicherheit gewährleistet, während Anwender weiterhin einfachen Zugriff auf ihre E-Mails haben und diese schnell durchsuchen und wiederherstellen können, beispielsweise über eine Integration in Microsoft Outlook.

Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen ergeben sich unter anderem aus den gesetzlichen Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Bücher, Jahresabschlüsse, Arbeitsanweisungen und andere relevante Unterlagen müssen in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Handels- oder Geschäftsbriefe sowie weitere steuerrelevante Unterlagen müssen normalerweise sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Fristen beginnen ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die entsprechenden Dokumente erstellt oder empfangen wurden. Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich jedoch, wenn die Unterlagen für noch nicht abgeschlossene Steuerverfahren relevant sind. In der Praxis wird oft von einer Aufbewahrungsfrist von elf Jahren ausgegangen.

Allgemeine Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung sind:

  • Vollständigkeit: Alle relevanten E-Mails und Anhänge müssen vollständig archiviert werden.
  • Originalgetreu und unverändert: E-Mails müssen im Originalformat und unverändert archiviert werden.
  • Manipulationssicherheit: E-Mails müssen manipulationssicher archiviert werden. Jede Änderung im Archivsystem muss protokolliert werden.
  • Maschinelle Auslesbarkeit: Archivierte E-Mails müssen maschinell auslesbar sein.
  • Jederzeitige Verfügbarkeit: Archivierte E-Mails müssen jederzeit verfügbar sein.

Zusätzliche Anforderungen:

  • Zugriffsschutz: Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf die archivierten E-Mails haben.
  • Nachweisbarkeit: Auf Nachfrage von Behörden muss die gesamte Korrespondenz im Originalzustand vorgelegt werden können.
  • Zugriffsrechte für Prüfer: Berechtigte Dritte wie Prüfer und Auditoren sollten über einen separaten Zugang im nötigen Umfang auf die Daten zugreifen können, um Geschäftsvorgänge zu prüfen.
  • Dokumentation von Änderungen: Veränderungen am Datenbestand durch berechtigte Personen müssen vom Archivierungssystem dokumentiert werden.
  • Wiederherstellbarkeit: Nach einer Verschlüsselung der Daten muss deren Originalzustand wiederherstellbar sein.
  • Zuordnung und Recherchierbarkeit: E-Mails und Dokumente müssen bestimmten Geschäftsvorfällen oder Buchungsbelegen zugeordnet werden können und im Volltext recherchierbar sein.
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Lassen Sie sich ausführlich und unverbindlich beraten. Gern stellen wir Ihnen die Lösung persönlich vor und richten Ihnen einen kostenlos einen Testzugang ein.